A excelência na secretaria escolar

É preciso ter em mente que a secretaria da escola é um lugar essencial para o bom funcionamento da unidade educacional.

School Environment March 16, 2022

Já diz o pensamento “a primeira impressão é a que fica”. Assim, a secretaria escolar pode ser considerada o coração da escola. E, bem se sabe que sem o coração, é impossível o restante do “corpo escolar” funcionar. As variadas responsabilidades que pertencem a secretaria escolar fazem esse local ser tão importante e especial no desenvolvimento de uma escola.

A secretaria abarca todos os tipos de documentos necessários no processo burocrático escolar. Por isso, ela é considerada um local dinâmico: sempre há novas informações a serem administradas e um enorme movimento de dados sobre alunos, professores e colaboradores da escola a serem supervisionados e organizados pelo profissional deste setor.

A secretaria da escola é o setor que tem como principal função a realização de atividades de apoio ao processo administrativo-pedagógico, onde se concentram as maiores responsabilidades relativas à vida escolar do aluno e da própria instituição. Para tanto, faz-se imprescindível que em cada estabelecimento de ensino exista espaço físico adequado destinado aos serviços da secretaria. Mesmo as instalações mais simples devem acomodar os serviços em local seguro e que possibilite o desenvolvimento do trabalho. (MANUAL DO SECRETÁRIO, 2005 p. 16)

Assim, a equipe da escola precisa considerar algumas questões fundamentais para o bom funcionamento desse importante setor:

  1. Uma vez que a secretaria escolar é um local tão importante e indispensável, precisa ter um ambiente em que seja adaptado as necessidades essenciais envolvidas em seu trabalho.
  2. A secretaria escolar deve possuir um ambiente agradável e convidativo, onde as pessoas possam se sentir acolhidas.
  3. Deve ser muito bem planejado, otimizando todos os espaços disponíveis, visando sempre à facilitação do trabalho. Os móveis que serão utilizados no local devem priorizar a utilidade e conforto, uma vez que estes serão utilizados por muitas pessoas.
  4. A organização é outro aspecto a ser levado em conta, pois um ambiente desorganizado pode interferir no trabalho que será realizado (Mota, 2015).
  5. Por fim, não menos importante, o profissional que trabalha na secretaria escolar deve priorizar o bom atendimento. O profissional do setor deve ser uma pessoa atenciosa, centrada e muito discreta e ética, pois lida diretamente com documentos. A secretaria escolar é um ambiente muito vulnerável com relação a informações sigilosas. Por isso, é necessário um compromisso maior desse profissional em guardar sigilo quanto às informações s e situações que forem necessárias.

Também é importante o gestor escolar se reunir com o secretário geral da escola, procurando debater ideias de como melhorar a secretaria. Nessa reunião podem ser discutidas questões como possíveis reformas e compras de materiais, os quais serão analisados orçamentos, se necessário. Após aplicadas as melhorias sugeridas pela equipe da secretaria, o gestor deve:

  1. Avaliar se a adequação do local trouxe melhorias no trabalho dos colaboradores desse ambiente, no sentido de otimização de tempo, espaço, organização.
  2. Avaliar junto ao público externo, se houve melhorias no atendimento na secretaria escolar, através de uma pesquisa de campo, colhendo também, se possível, sugestões.

Assim, é preciso ter em mente que a secretaria da escola é um lugar essencial para o bom funcionamento da unidade educacional. É preciso haver investimento em recursos materiais e humanos para que este ambiente escolar desenvolva com excelência seu papel e funcione de maneira completa, atendendo também a comunidade que a cerca.

Referências:

Secretaria para bem atender – Gestão escolar. https://gestaoescolar.org.br/espaco/secretaria-bem-atender-espaco-atendimento-recepcao-854100.shtm

Ceará. Secretaria da Educação Básica Manual do secretário escolar / Secretaria da Educação Básica do Ceará – Fortaleza: SEDUC, 2005. 104p. Disponível em: https://www.cee.ce.gov.br/phocadownload/Informacoes-gerais/manual%20do%20secretrio.pdf. Acesso em 1 set. 2016.

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