Já diz o pensamento “a primeira impressão é a que fica”. Assim, a secretaria escolar pode ser considerada o coração da escola. E, bem se sabe que sem o coração, é impossível o restante do “corpo escolar” funcionar. As variadas responsabilidades que pertencem a secretaria escolar fazem esse local ser tão importante e especial no desenvolvimento de uma escola.
A secretaria abarca todos os tipos de documentos necessários no processo burocrático escolar. Por isso, ela é considerada um local dinâmico: sempre há novas informações a serem administradas e um enorme movimento de dados sobre alunos, professores e colaboradores da escola a serem supervisionados e organizados pelo profissional deste setor.
A secretaria da escola é o setor que tem como principal função a realização de atividades de apoio ao processo administrativo-pedagógico, onde se concentram as maiores responsabilidades relativas à vida escolar do aluno e da própria instituição. Para tanto, faz-se imprescindível que em cada estabelecimento de ensino exista espaço físico adequado destinado aos serviços da secretaria. Mesmo as instalações mais simples devem acomodar os serviços em local seguro e que possibilite o desenvolvimento do trabalho. (MANUAL DO SECRETÁRIO, 2005 p. 16)
Assim, a equipe da escola precisa considerar algumas questões fundamentais para o bom funcionamento desse importante setor:
- Uma vez que a secretaria escolar é um local tão importante e indispensável, precisa ter um ambiente em que seja adaptado as necessidades essenciais envolvidas em seu trabalho.
- A secretaria escolar deve possuir um ambiente agradável e convidativo, onde as pessoas possam se sentir acolhidas.
- Deve ser muito bem planejado, otimizando todos os espaços disponíveis, visando sempre à facilitação do trabalho. Os móveis que serão utilizados no local devem priorizar a utilidade e conforto, uma vez que estes serão utilizados por muitas pessoas.
- A organização é outro aspecto a ser levado em conta, pois um ambiente desorganizado pode interferir no trabalho que será realizado (Mota, 2015).
- Por fim, não menos importante, o profissional que trabalha na secretaria escolar deve priorizar o bom atendimento. O profissional do setor deve ser uma pessoa atenciosa, centrada e muito discreta e ética, pois lida diretamente com documentos. A secretaria escolar é um ambiente muito vulnerável com relação a informações sigilosas. Por isso, é necessário um compromisso maior desse profissional em guardar sigilo quanto às informações s e situações que forem necessárias.
Também é importante o gestor escolar se reunir com o secretário geral da escola, procurando debater ideias de como melhorar a secretaria. Nessa reunião podem ser discutidas questões como possíveis reformas e compras de materiais, os quais serão analisados orçamentos, se necessário. Após aplicadas as melhorias sugeridas pela equipe da secretaria, o gestor deve:
- Avaliar se a adequação do local trouxe melhorias no trabalho dos colaboradores desse ambiente, no sentido de otimização de tempo, espaço, organização.
- Avaliar junto ao público externo, se houve melhorias no atendimento na secretaria escolar, através de uma pesquisa de campo, colhendo também, se possível, sugestões.
Assim, é preciso ter em mente que a secretaria da escola é um lugar essencial para o bom funcionamento da unidade educacional. É preciso haver investimento em recursos materiais e humanos para que este ambiente escolar desenvolva com excelência seu papel e funcione de maneira completa, atendendo também a comunidade que a cerca.
Referências:
Secretaria para bem atender – Gestão escolar. https://gestaoescolar.org.br/conteudo/49/secretaria-para-bem-atender
Ceará. Secretaria da Educação Básica Manual do secretário escolar / Secretaria da Educação Básica do Ceará – Fortaleza: SEDUC, 2005. 104p. Disponível em: https://www.cee.ce.gov.br/wp-content/uploads/sites/49/2018/06/manual-do-secretrio.pdf. Acesso em 1 set. 2016.